«I de saker byggesaksjef er saksbehandler ser vi i liten grad dokumentasjon på at hun ikke har har fattet vedtak alene» skriver revisor i rapporten.
VEDTAK – UTEN GODKJENNING
Bøkebloggen har innhentet kompetanse for å evaluere rapporten fra Telemark kommunerevisjon. Evalueringen er gjort av personer som i 40 år har drevet med revisjoner av kvalitetssystemer.
I granskingsrapporten framkommer det en rekke observasjoner om mangler og utelatelser i saksbehandlingen.
Her er et utvalg av hva som omtales med referanse til hvor det kan leses i rapporten : Hele rapporten kan leses på denne linken.
«Byggesaksjef har myndighet til å treffe vedtak i byggesaker, og har delegert denne myndigheten til saksbehandlerne. Som del av arbeidet med å sikre betryggende kontroll med saksbehandlingen, er det en ordning med godkjenning eller sidemannskontroll av enten byggesasjef eller teamleder» Sammendrag side III og IV
«Vi har sett at det er uklart for teamlederne hva som ligger i rollen, og hva de skal ivareta i forbindelse med godkjenning av vedtak» Sammendrag side IV
«Kommunen har etablert en ordning med godkjenning av vedtak, der en annen saksbehandler godkjenner vedtaket.» Revisors vurdering side 16
«Vi har ikke dokumentasjon som beskriver en eventuell sidemannskontroll eller godkjenning av vedtak der byggesaksjefen er saksbehandler. Vi har gjort en stikkprøve kontroll av syv vedtak i byggesaker fra 2017 der byggesaksjefen er saksbehandler. Ett vedtak var godkjent av en annen saksbehandler. For de andre var det ikke dokumentert noen form godkjenning eller sidemannskontroll» Revisors vurdering side 17
«Nye saker registreres inn i byggesaksregisteret av byggesaksjef.» revisors vurderinger side 24
«Nå er det ifølge byggesaksjefen gitt klare instruksjoner til postmottak at alle nye saker skal fordeles av henne.» revisors vurderinger side 47
«Alle saksbehandlerne har imidlertid rettigheter til å godkjenne vedtak, og det er også mulig å sende ut vedtak uten godkjennelse.» revisors vurderinger side 47
«I de saker byggesaksjef er saksbehandler ser vi i liten grad dokumentasjon på at hun ikke har har fattet vedtak alene» revisors vurderinger side 47
Revisjonsspråket bruker her ord som i liten grad, uklart, etc., med dagens system er det mulig at en sak kan mottas, behandles og godkjennes av byggesaksjefen alene.
Saksbehandlerne har mulighet for å sende ut vedtak uten godkjenning, og for den utro tjeneren er dette en mulighet som kan brukes med liten risiko for å bli oppdaget.
Dagens systemer bør avvikles snarest mulig (før kommunesammenslåingen) og erstattes med et nytt system (TQM).
Dette viser at byggesaksarbeidet i kommunen lider av store mangler og at ledelsen ikke har kontroll med virksomheten. Det er flere andre alvorlige forhold som omtales i rapporten.
Det loves fra ledelsen at forbedringer er påbegynt, men svakhetene ble påpekt i tilsvarende rapport i 2013.
De ansvarlige for denne situasjonen har vist at de ikke er istand i til å rydde opp og bør erstattes av nye personer med den nødvendige kompetanse for oppgavene.
Les også mandagens innlegg «Tilsynsavdelingen i Larvik kommune lider av meget store mangler» på denne linken.
Les også onsdagens innlegg «To registre – dobbel bokføring» på denne linken.
Kontakt oss gjerne på mail adresse : bokebloggen@gmail.com hvis dere har noe på hjertet.
