Dette viser at byggesaksarbeidet i kommunen lider av store mangler og at ledelsen ikke har kontroll med virksomheten.
Licensed from: Phonlawat / yayimages.com
TO REGISTERE I BRUK – DOBBEL BOKFØRING
I granskings rapporten av Larvik kommune framkommer det en rekke observasjoner om mangler og utelatelser i saksbehandlingen. Her er et utvalg av hva som omtales : Hele rapporten kan leses på denne linken.
«Saker registreres både i byggesaksregisteret og i saksbehandlings systemet. Saksbehandlerne har påpekt risiko med det å ha to systemer å registrere saker og flere har trukket frem at det er litt tungvint. I revisjonen i 2013 ble denne risikoen også påpekt.» Se revisors vurderinger side 24 i rapporten.
«Nye saker registreres inn i byggesaksregisteret av byggesaksjef. Dersom det i et saksnummer kommer en tilleggssak, f.eks. en justert søknad, skal det registreres av saksbehandleren selv. Åtte av ti saksbehandlerne opplyser at de oppdaterer byggesaksregisteret daglig (når det er endringer).» Se revisors vurderinger side 24.
«Kommunen har ikke noen rutiner på mottakskontroll, slik at en så tidlig som mulig sikre at søknaden er komplett.»Se revisors vurderinger side 25.
«Vi mener derfor at kommunen bør treffe tiltak for å sikre bedre at mangler ved søknader oppdages tidligere i saksforløpet» Se revisors vurderinger side 25.
«Kommunen sender ut foreløpig svar i samsvar med kravene i forvaltningssloven. Det er uheldig at det ikke framgår at det ikke er gjort mottakskontroll» Se revisors vurderinger side 25.
«Larvik kommune har ikke gjort systematiske risikovurderinger og ledelsesoppfølging av internkontrollen på byggesaksbehandlingen.» Se sammendrag side V
Revisjonsspråket bruker ord som uheldig, risiko, etc. Risiko her må leses som Korrupsjons risiko, med dagens system er det mulig å endre dokument registrering, registrere samme dokumentet med forskjellige nummer i de to systemene. For den utro tjeneren er dette en mulighet som kan brukes med liten risiko for å bli oppdaget.
Dagens to systemer bør avvikles snarest mulig (før kommune sammenslåingen) og erstattes med et nytt system (TQM).
Dette viser at byggesaksarbeidet i kommunen lider av store mangler og at ledelsen ikke har kontroll med virksomheten.
Det er flere andre alvorlige forhold som omtales i rapporten.
Det loves fra ledelsen at forbedringer er påbegynt, men svakhetene ble påpekt i tilsvarende rapport i 2013.
De ansvarlige for denne situasjonen har vist at de ikke er istand i til å rydde opp og bør erstattes av nye personer med den nødvendige kompetanse for oppgavene.
Les også mandagens innlegg «Tilsynsavdelingen i Larvik kommune lider av meget store mangler» på denne linken.
Kontakt oss gjerne på mail adresse : bokebloggen@gmail.com hvis dere har noe på hjertet.
