Kommunens håndtering av byggetiltak på en fritidseiendom på Lamøya.

Kontrollutvalget i Larvik kommune bestilte i 2020 en prosjektplan om kommunens oppfølging av byggetiltak på gårds- og bruksnummer 1030/1/40 – Lamøya 71 (heretter gbnr. 1030/1/40) i sak 25/20. Vedtaket lød:

Kontrollutvalget ønsker en grundigere gjennomgang vedrørende kommunens tilsyn i hyttesaker til en av kommunens virksomhetsledere.

Rapporten ble levert Larvik kommune i februar 2021 og under kan dere lese hva Vestfold og Telemark revisjon IKS skriver i deler av rapporten:

2018

I mars 2018 mottok kommunen brev fra Fylkesmannen. I brevet står det at klagen på avvisningsvedtaket ikke tas til følge. Kommunens vedtak 1016/17 fra september 2017 opprettholdes. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages.

I september solgte virksomhetslederen fritidseiendommen.

2016: Grunneier ber om oppmålingsforretning

I april 2016 sendte grunneier rekvisisjon av oppmålingsforretning for gbnr. 1030/1 fnr. 40 – Lamøya 71 til kommunen. Han ønsket å klarlegge eksisterende grenser.

I mai sendte kommunen brev til eier av fritidseiendommen og gjorde ham oppmerksom på mottatt rekvisisjon. Deretter beskrives videre saksgang i oppmålingsforretningen.

I begynnelsen av august sendte grunneier brev til kommunen. Her står det at rekvirering av oppmåling er gjort grunnet mistanke om bygging utenfor gjeldende tomtegrenser. Det står at eier har fjernet enkelte grensemerker før oppføring av ny fritidsbolig. Det bes også om at kommunen vurderer om alle tiltak som er utført av eier på og utenfor festetomten, er godkjent av kommunen.

10. august ble det holdt oppmålingsforretning på fritidseiendommen. I protokollen står det at både grunneier og eier deltok. Det står også at partene var enige om en del grensepunkter men ikke alle, og at partene ikke har klart å komme til enighet. Saken kan bli brakt inn for Jordskifteretten. Det står at kommunen vil utstede matrikkelbrev hvor begge partspåstandene blir inntegnet. Videre står det at saken deretter avsluttes fra kommunens side.

I september sendte kommunen brev til eieren. Her gis partene fire ukers frist til å avklare grenseforholdet.

I oktober sendte kommunen nytt brev til eieren. Det står at kommunen ikke har mottatt tilbakemelding på at om grenseforholdet har blitt avklart. Kommunen har derfor tatt kontakt med grunneier. Grunneier opplyste at partene ikke hadde kommet til enighet og at saken nå tas til Jordskifteretten.

Senere samme måned sendte kommunen brev til grunneier. Her står det at kommunen vil sende ut matrikkelbrev til den som har rekvirert forretningen og til eieren av fritidseiendommen. Det er ikke arkivert ytterligere dokumenter i saken.

2019 – 2020: Kommunen får tips om mulig ulovlig byggetiltak

I januar 2019 mottok kommunen en e-post der det blant annet står at grunneier på Lamøya har felt bevaringsverdige hule eiker, og at en ansatt i kommunen har bygget større hytte i strandsonen enn tillatt. E-posten kommer fra en person som ikke synes å ha vært involvert i gbnr. 1030/1 fnr. 40 – Lamøya 71 tidligere. På dette tidspunktet har fritidseiendommen fått ny eier.

I juni 2019 var kommunen på uanmeldt befaring på fritidseiendommen, og avdekket at flere byggetiltak synes å være gjennomført uten godkjenning. Dette gjelder bl.a. høyde på kjeller og ulovlig bruksendring av kjeller, størrelse på bod, oppført murvegg, overbygg på terrasse, oppfylling av terreng, størrelse på platting og trapp mot stranden. I brev til den nye eieren, vedlagt tilsynsrapport fra befaringen, står det at vedkommende får en måned til å legge fram dokumentasjon på at tiltakene er i tråd med gitte tillatelser.

I tiden framover pågår en løpende saksbehandling som involverer kommunens administrasjon, Planutvalget og Fylkesmannen i Vestfold.

I juli sendte kommunen brev til ny eier. Det vises til rapport fra befaringen i juni og til tiltak på fritidseiendommen som er oppført i strid med plan- og bygningsloven. Tiltakene er søknadspliktige og krever dispensasjon fra byggeforbudet i strandsonen og fra arealformålet i kommuneplanens arealdel. Eier får frist til 21. august til å rette ulovlighetene. Det står at eier kan enten rette opp ulovlighetene eller søke om tillatelse. Dersom en søknad blir godkjent, anses forholdet som rettet. Dersom det ikke søkes eller det gis avslag, må tiltakene som er søknadspliktige tilbakeføres.

Få dager senere sendte den nye eieren e-post til kommunen. Her står det at han overtok hytta i september 2018, og at alle punktene omtalt i tilsynsrapporten sannsynligvis er utført for ca. 12 år siden. Han skriver at han ikke har noe kjennskap til det som står i tilsynsrapporten og ber om ekstra tid til å gi tilbakemelding til kommunen.

Kommunen ga utsettelse til 13. september 2019, og sendte informasjon om gjeldende regelverk.

I november og desember 2019 mottok kommunen søknad om dispensasjon for allerede oppførte byggetiltak på fritidseiendommen. I mars 2020 mottok kommunen revidert søknad. Det søkes om godkjenning for avvikene mellom tegningene som ble godkjent i det opprinnelige vedtaket i mai 2005 og den oppførte hytta inkludert faseendringer, bruksendring av kjeller til oppholdsrom og endring av takhøyde i kjeller, 2 meter høy og 16 meter lang mur, større bod og større platting. I tillegg skal enkelte av de ulovlige arbeidene tilbakeføres. Det innebærer at utført terrengarbeid og forstøtningsmur mellom plen og strand skal fjernes og tilbakeføres til opprinnelig terreng.

24. april 2020 avslo kommune søknad om dispensasjon på fritidseiendommen. Brevet som sendes til representant for den nye eieren er på ni sider. Som bakgrunn for saken vises det til at tilsyn har avdekket at selve hytta og tiltak rundt hytta ikke er oppført i samsvar med gitte tillatelser.

I mai 2020 mottok kommunen klage på vedtaket.

I juni 2020 behandlet planutvalget klagen. Rådmannen innstilte på klagen ikke tas til følge. Utvalget vedtok (126/20) at de vil vurdere å gi dispensasjon. Saken ble deretter sendt til Fylkesmannen for uttalelse.

I juli 2020 svarte Fylkesmannen at de fraråder kommunen å innvilge dispensasjon, og vil vurdere å påklage et eventuelt positivt vedtak.

I september 2020 behandlet planutvalget saken. Få dager før behandling hadde utvalget fått tilsendt ny informasjon. I vedtaket (198/20) vises det til nylig mottatt dokumentasjon. Administrasjonen bes gjennomgå dokumentasjonen og legge dem fram for planutvalget i neste møte.

20. oktober 2020 behandlet planutvalget klagesaken. Utvalget vedtok (233/20) å kreve retting av nær alle overskridelsene på fritidseiendommen, men ga dispensasjon til å beholde gesimshøyde og BYA . Saken ble sendt til Fylkesmannen for videre oppfølging.

Fylkesmannen sendte brev til kommunen 13. november 2020, og klaget på planutvalgets vedtak 233/20. Det gjøres oppmerksom på at når Fylkesmannen klager på et kommunalt vedtak, skal Fylkesmannen i et annet fylke behandle klagen.

Få dager sendte kommunen brev til den nye eierens advokat og orienterte om at partene i saken gis anledning til å uttale seg om klagen.

Revisjonen avsluttet gjennomgangen av kommunens arbeid med ulovlighetsoppfølging av selve hytta og tiltak rundt hytta 1. desember 2020. På dette tidspunktet var saken ikke avsluttet.

Anbefalinger fra Vestfold og Telemark revisjon IKS.

• Kommunen bør vurdere tiltak som reduserer risikoen for tvil om ansattes habilitet i forhold til andre ansatte.

Eksempelvis ved at ansatte som arbeider med saker som involverer andre ansatte, dokumenterer sin habilitetsvurdering.

Kommunen bør utarbeide årsrapporter om tilsynsarbeidet som i større grad viser hvordan aktiviteten har vært i forhold til tilsynsstrategien.
Kommunen bør vurdere tiltak som sikrer at alle innkomne tips om mulig ulovlige byggetiltak blir vurdert og eventuelt fulgt opp