Arkivverket gjennomførte tilsyn med arkivforvaltningen i Larvik kommune 24.1.2019. Hensikten med tilsynet var å kontrollere at arkivforholdene i kommunen er i tråd med arkivloven med forskrifter. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedring ble oversendt 19.3.2019.
Larvik kommune fikk fem pålegg om utbedring:
1. Plasser arkivansvaret
2. Utarbeid en arkivplan for nye Larvik kommune
3. Utarbeid retningslinjer for elektronisk arkiv
4. Lag en plan for ordning og katalogisering av bortsatte, eldre og avsluttede arkiver
5. Sikre oppbevaringen av arkivmaterialet
Basert på kommunens rapport vurderer Arkivverket at kun avviket knyttet til pålegg 4 kan vurderes som lukket, i tillegg til pålegg 1. Det gjenstår altså fortsatt arbeid knyttet til pålegg 2, 3 og 5.
Da fristene nå er betydelig overskredet avslutter Arkivverket tilsynet, selv om ikke alle avvik er lukket. Les brevet her Avslutning av tilsyn
Til tross for pålegg fra Arkivverket datert 19.03.19, har ikke Larvik fått på plass en oppdatert arkivplan. Mangel på en oppdatert plan gir risiko for at Larvik ikke har tilstrekkelig oversikt over og kontroll med arkivprosessene i kommunen – verken i Dokumentsenteret eller ute i virksomhetene.
I siste møte i kontrollutvalget i Larvik kommune 1 desember var både kommunedirektør og assisterende kommunedirektør tilstede for å høre kommunerevisjonens nye funn i Larvik kommunes arkiver.
Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i Larvik kommune i sak 9/20. Kontrollutvalget i Larvik kommune har bestilt forvaltningsrevisjon av journal, arkiv og innsyn.
Et av de viktigste funnene gjelder hva som blir lagt ut i postlistene:
«Postlistene i Larvik inneholder dokumenter som er journalført i Websak, mens dokumenter registrert i journaler i ulike fagsystemer og alle interne dokumenter er utelatt fra postlistene. Det er vanskelig å se at de offentlige postlistene i Larvik ivaretar offentlighetslovens formål fullt ut.»
Andre alvorlig funn er disse:
«Stikkprøvekontroll indikerer at hele 33 prosent av sendte dokumenter til statlige organer, ikke blir journalført og arkivert slik de skal.»
«Larvik har enkelte kompetansetiltak om arkivarbeid. Samtidig ser vi at mange ansatte i virksomhetene er usikre på egen kompetanse om grunnleggende arkivarbeid, som for eksempel hva som er arkivverdig informasjon og hvordan en skal journalføre og arkivere dette på riktig måte.»
Hele rapporten fra Vestfold og Telemark revisjon leser du her VTR-rapport Arkiv Larvik kommune.
Arkivverket sendte over den endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedring til Larvik kommune 19.3.2019.
Betyr dette at Larvik kommune har en ledelse som ikke er villig til å utbedre funnene, siden dette ennå ikke har blitt tatt tak i?
Kontakt oss gjerne på mail adresse : bokebloggen@gmail.com hvis dere har noe på hjertet.
